El archivo roza el colapso mientras su ampliación sigue sin una fecha

«La última caja ya ha entrado». Así resume la directora del archivo municipal, Yolanda Rodríguez, la situación de colapso que atraviesa este servicio del Ayuntamiento que ya comenzó a ser un problema en el año 2010. Y, por el momento, no hay una solución a corto ni a medio plazo, ya que la ampliación del Archivo con la construcción de un edificio nuevo en una parcela anexa al palacio de Castilfalé está bloqueada por discusiones técnicas internas en el seno del Consistorio.

El alcalde, Daniel de laRosa, tomó ayer nota de la situación del archivo municipal con una visita a las instalaciones que están«absolutamente colmatadas», en palabras de Rodríguez, quien aseguró que«no tenemos ni un solo hueco donde meter más documentación».

Por el momento, el trabajo se está centrando en hacer «propuestas de valoración de series», es decir, ver qué tipos de documentos se pueden eliminar porque «no todo lo que puede entrar en un archivo debe entrar en el archivo». A su vez, de forma paralela, la directora del archivo aprovechó la visita del alcalde para pedir espacios alternativos mientras llega la ampliación, lo que daría margen para poder dar un respiro a este servicio municipal durante cerca de tres años más.«Tengo unos espacios disponibles en los que voy a proponer que se ubique», apuntó. Aunque no sea en las «mejores condiciones», Rodríguez indicó que «nos daría un desahogo durante cerca de tres años». Los sótanos del Ayuntamiento «podrían habilitar algún espacio provisional siempre sabiendo que serán tres años».

Está situación se veníaproduciendo desde «hacía tiempo», y l anulación del concurso para la ampliación del archivo «fue un hachazo para el archivo». Son cerca de nueve años los que se lleva pidiendo la ampliación de estas instalaciones, «ya lo hizo la anterior directora». Aunque se trata de un procedimiento habitual en el trabajo archivístico, la cada vez más acuciante falta de espacio en el archivo ha obligado a que se afinen los protocolos de actuación.«Estamos intentando revisar varias series documentales, eliminar parte de la documentación que no debería haber llegado al archivo y gracias a esos huecos llevamos la documentación que sería de custodia permanente». Se está reorganizando la documentación «muchas veces recolocando los armarios se encuentran huecos». A lo que se suman esas propuestas de valoración de series para «eliminar documentos duplicados, informes que aparecen en otros expedientes, incluso documentos que prescriben pasados unos años».

La directora el archivo no pudo determinar el porcentaje de documentos que ya tienen fuera de las sus dependencias, pero «tenemos un archivo de oficina que está absolutamente lleno también». Para describir el estado de saturación del archivo, la directora del centro señaló que la documentación está«incluso proliferando por los pasillos, es lamentable». Para potenciar esta labor de filtrado, se acaba de contratar a una persona para organizar el archivo de gestión de Fomento.

Con este panorama, la directora del archivo aseguró que la construcción del nuevo edificio es «fundamental». No solo para ganar espacio para la documentación, sino porque sería una oportunidad para dar un mejor servicio a los ciudadanos, ya que se podría trasladar este área a la ampliación junto a Castilfalé. Además, se mejoraría la accesibilidad. El nuevo edificio también mejoraría las condiciones de depósito de los documentos, ya que los depósitos «serían mejores» que los actuales que tienen 30 años pero, no obstante, «garantizan la custodia, pero todo es mejorable».

De la Rosa confirmó que el archivo está «manga por hombro», pero incidió que está «pendiente de resolver» el concurso para la ampliación, que, recordó, fue recurrido.De la Rosa indicó que hay dos escenarios. Por un lado, continuar con el proyecto si se resuelve y no se acepta la alegación presentada o empezar de cero, con un nuevo concurso de ideas. «Dentro del concurso hubo recurrentes que reclamaron que ante la duda generada por haber incorporado o no un estudio de detalle el adjudicatario no debía serlo así». Se trata de una discrepancia «entre el jefe de planeamiento y la jurídico». De la Rosa indicó que será el secretario general el que, a partir del lunes, trabajará en la emisión de un informe ante las «evidentes diferencias de criterio» para que se adopte una decisión.