Del año 1097 a 2023. La memoria de Burgos en 317.000 documentos

Los números del Archivo Municipal de la ciudad de Burgos son equiparables a la historia que alberga entre sus abarrotadas estanterías. Un pasado que arranca en el año 1097. Se trata del documento en el que Alfonso VI concede al Monasterio de San Roberto de Casa Dei, en la persona de San Lesmes (Adelelmo figura en el documento). Ubicado en las proximidades de la ciudad de Burgos está dotado con un coto, un horno, un molino y derechos reales en la villa de Cótar. Son los inicios del Monasterio de San Juan.

Muchos archivos y carpetas. Estanterías completas y 915 años después. Los CD’s de la construcción de otro edificio emblemático, el Museo de la Evolución Humana, llegaron el año pasado al edificio del Palacio de Castilfalé. También la documentación sobre el Consorcio de la Variante Ferroviaria, una de las grandes transformaciones urbanísticas que ha abordado la ciudad en las últimas décadas. Es lo más moderno que ha llegado a la instalación. Son los documentos de 2oo2 a 2023. 

Forman parte de los ingresos extraordinarios de una instalación que sigue albergando los papeles de la administración con cinco años de antigüedad. Son los denominados ingresos ordinarios que se concretan en 59 cajas que llenan 7,56 metros de estantería que llenan los exiguos rincones vacíos de un Archivo repleto de información sobre la ciudad. Además, el día a día de la administración (de hace cinco años) que se 1.033 cajas del archivo central. Descansan los documentos oficiales hasta 2018. Desde ahí hacia atrás, está la memoria escrita en papeles oficiales. Pero se trabaja sin descanso en rescatar la historia vivida, la memoria de los burgaleses: las fotos que ceden los vecinos y los fondos de los fotógrafos de la ciudad desde Cortés a Fede. Historia que se cuenta a través de las imágenes.

«Tratamos de recuperar y catalogar toda la información porque si se pierde el archivo se pierde la historia de la ciudad», reivindica la directora del Archivo Municipal de Burgos, Yolanda Rodríguez. Un equipo de nueve personas, tres menos de las 12 estipuladas para la instalación de la calle Fernán González, se mueven entre las cajas blancas de archivos que acaban de llegar, las consultas en sala, «cada vez menos» y las consultas digitales que «empiezan a ser lo más habitual» y legajos del Burgos medieval.

Uno de los grandes objetivos, a parte de la eternamente necesaria ampliación, es la digitalización de la documentación que alberga el centro archivístico de la ciudad. «Dos de cada tres documentos ya están disponibles en el catálogo on line», explica Rodríguez. Es decir, el archivo custodia la memoria de Burgos en 317.000 documentos de los que unos 100.000 están pendientes de pasar a ser un documento digital en formato tif y jpg porque se guardan en las dos versiones. De acceso directo a través de la web, recientemente remodelada, se permiten el acceso a 128.473 documentos. El resto hay que solicitarlos por vía digital a los archiveros de la ciudad.

Aunque el papel sigue creciendo. Toda documentación municipal se guarda por cinco años en el Archivo Central de Oficina. Pasados cinco años se depositan en el municipal. Este año se han depositado 1.132 cajas. Se divide entre las 59 cajas del Archivo General (Alcaldía, Mercado Norte y Secretaría General) y 1.033 cajas y 40 cajones que llegan desde el Archivo Central (Intervención, Tesorería, Tributos, personal, Arquitectura, Ingeniería industrial, Obras, Consorcio de la Variante del Desvío y Consorcio de Villalonquéjar).

Esta eterna burocracia tiene fecha de caducidad. El año pasado se consolidó la ampliación de esa burocracia que se destruye. Ubicado en Vista Alegre ha permitido liberar al edificio central de 4.000 documentos. «Nos ha liberado espacio muy momentáneamente». Es documentación que está prevista su destrucción. De hecho se han eliminado 496 cajas. Se trata de papeles del ámbito económico, obras menores y expedientes y tributos que van cumpliendo los plazos de prescripción jurídica y fiscal. Un proceso muy medido: «Hay un decreto firmado por el archivero, el jefe de sección y el concejal correspondiente y se acuerda la eliminación aunque entre la orden y la destrucción se mantiene un tiempo en el archivo».

A ello se une el catálogo de memoria gráfica, en proceso de digitalización, donaciones y un sinfín de imágenes de archivos concretos que componen el día a día en una instalación que han visitado 1.711 personas.

Siguen llegando fondos físicos pero lo digital se va imponiendo. El acceso de la documentación ordinaria del Consistorio será ya exclusivamente digital cuando entren aquellas tramitaciones suscritas a partir del 28 de marzo de 2023. Esa es la fecha en la que se implantó la administración electrónica en el Ayuntamiento de Burgos. Por tanto «todo papel que nos llegue a partir de esa fecha será ya un documento digital porque nosotros somos la última fase del proceso de digitalización del Ayuntamiento», explica Rodríguez.

Y están preparados aunque no ha sido fácil. Ha habido que ‘enseñar’ a ‘hablar’ en el mismo idioma los protocolos de T-System que ha llevado a cabo el camino de la administración digital con el de Albadoc que lleva el programa de gestión del archivo. «En el archivo se han hecho los deberes con informática con lo que ese trasvase directo de información sería automatico y solo digital y el sistema de organización de cajas desaparecerá», avanza.